Como controlar empenhos e atas de registro de preços

Ata não é dinheiro garantido

Ganhar uma licitação por registro de preços significa ter preços registrados por um período, não um pedido garantido. O faturamento só acontece quando o órgão emite o empenho e o serviço é executado. Por isso, o controle precisa acompanhar ata, empenho e execução separadamente.

O que acompanhar em cada ata

• Órgão, número do processo e da ata
• Itens, quantidades e valores unitários registrados
• Data de início e fim da vigência
• Quantidade já empenhada e saldo disponível de cada item

O que acompanhar em cada empenho

Para cada nota de empenho recebida, registre os itens e quantidades, a data, o evento a que se refere e o prazo de execução. Ao executar o evento, baixe as quantidades e emita a nota fiscal correspondente.

Prazos e recebimento

Empenho com prazo vencendo e ata perto do fim da vigência são oportunidades que podem ser perdidas. Depois da execução, acompanhe a liquidação e o pagamento, que costumam demorar mais que no mercado particular, e separe esses valores no seu fluxo de caixa.

Planilha ou sistema?

Com uma ou duas atas, a planilha resolve. Com várias prefeituras ao mesmo tempo, o risco de erro de saldo cresce rápido. Um sistema que recalcula o saldo automaticamente e cruza com a agenda de equipamentos evita prometer o que você não consegue entregar.